A pesar de las reticencias y causalidades iniciales, muchas empresas comienzan ya a priorizar la inversión en un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) que se amolde a las necesidades y al tamaño de la empresa.
Hay muchos motivos por los cuales una empresa se plantea la compra de un Sistema de Gestión de Almacenes, o SGA, nuevo, pero el más frecuente es que su sistema ya se haya quedado corto para el volumen y la complejidad de las operaciones.
Normalmente esto ocurre después de que el resto de la compañía haya evolucionado ya todos sus sistemas mucho más que los de almacén, que como siempre se ha quedado el último. Pero cada vez más empresas están optando por dar luz verde a la inversión en un sistema más apropiado a la nueva situación de su operativa de almacén.
Este proceso es complejo ya que no solo hay que pensar en que hay que contratar un sistema que en cuanto a precio y capacidad se amolde a su necesidad, para no encontrarse con un producto exageradamente caro, robusto y por lo tanto poco flexible, o algo barato y tan flexible que todo lo tenga que desarrollar y por lo tanto su empresa sea su banco de pruebas.
EL PAPEL DEL RESPONSABLE DE OPERACIONES DE ALMACÉN
Como responsable de operaciones de almacén te encuentras con una gran oportunidad y no la debes desaprovechar.
La empresa está por fin invirtiendo en tu área y no puedes fallar; es un momento clave en tu vida profesional, si fallas perderás credibilidad, ya que la expectativa mínima de la dirección seguro que no incluye que el proceso les dé problemas que lleguen a poner en riesgo la relación con los clientes, cosa que puede pasar. En cambio, si aciertas y consigues mayor eficiencia e información puntual del estado de los suministros todos quedaran encantados. Tienes a tu favor que la mayor parte de tu directiva tiene poca fe en que la logística represente una oportunidad de desarrollo general del negocio, pero la verdad es que lo es, y está en tu mano demostrarlo.
Lo más común es hacer rápidamente algunas búsquedas por internet, llamar a contactos que otros compañeros te den para pedir referencias, y agendar reuniones con cuatro o cinco empresas tecnológicas que te van a enseña todo lo que hace su sistema, e insistirán en que todo aquello que no tiene lo pueden desarrollar. Cuando llegue la ronda de precios desecharas las bandas más bajas y más altas quedándote con dos finalistas de las bandas medias y te decidirás por aquel que tenga una marca y un comercial más convincente (emoción), por los clientes con los que ya trabaja (garantía) y la capacidad que muestren para resolver incidencias (seguridad).
LA IMPORTANCIA DE UN MÉTODO
Nosotros proponemos algo totalmente diferente, pero creemos que, aunque alargue el proceso, éste será mucho más eficaz, económicamente mucho más rentable, y una oportunidad de poner la logística a disposición del negocio. Os proponemos que empecéis por miraros hacía dentro, hacia lo que hacéis, como lo hacéis, con que lo hacéis, para saber exactamente a donde queréis llegar y con qué herramienta.
Este proceso tiene que empezar sin duda por buscar un método que os permita llevar un control del proceso de análisis, que consiste inevitablemente en un profundo repaso de las operaciones que llegue al detalle de cada proceso, por lo que tu equipo tendrá que bajar muchas horas a la arena y registrarlo todo, es muy posible que sin método el equipo se pierda y el proyecto haga aguas.
Este trabajo previo es fundamental, ya que mucha gente se acerca a las empresas desarrolladoras de SGA pensando que estas ya lo saben todo de almacenes. Pero lo cierto es que el valor de la compañía tecnológica no esta en el conocimiento de los procesos, (ya que es imposible que conozca los de todos sus clientes), sino en la robustez del sistema, su capacidad de integración, y que el numero de cliente que tenga le haya permitido tener una muy buena base que hagan que la adaptación de tus procesos sea sencilla.
EL MAESTRO DE ARTÍCULOS
Si te he convencido ya de que la responsabilidad de las operaciones es sola tuya y de tu equipo, y si ya has construido tu método, una de las partes esenciales es hacer un buen repaso del maestro de artículos; limpiarlo y mejorar la información, así cuando haya que introducirlo en la base de datos del nuevo sistema te asegures que están actualizados, son correctos y las operaciones se ajusten perfectamente a sus características.
La revisión de las operaciones y del maestro de artículos te debe permitir revisar el lay out del almacén para que las estanterías se rediseñen y te ayuden a ganar en eficiencia operativa y en capacidad. El proceso del lay-out da para otro artículo centrado en una posible inversión de la empresa en nuevos sistemas de almacenaje y de maquinaria. Quizá el éxito del SGA provoque una toma de conciencia de la importancia de la Logística, y anime a seguir invirtiendo en la mejora de los recursos de almacén.
Normalmente los responsables de las áreas logísticas llevan ya tantos años en su operativa que hacer de la elección de un SGA un proyecto de consultoría interna se hace muy complejo. Por eso, creemos que dejar ese trabajo a empresa ya habituadas a hacer este tipo de servicios es una alternativa muy viable, ya que con no mucho gasto se asegura que el método a utilizar va a ser el más apropiado por testado, que la eficacia y eficiencia de las personas que lo realicen es mucho mayor por la experiencia acumulada, y el éxito en la elección del SGA estará garantizada, ya no solo en el proveedor, sino sobre todo en la configuración de una operativa mejorada.
PROFESIONALIZAR EL ÁREA DE LOGÍSTICA DE LA PYME
Este tipo de servicios no son muy comunes entre las empresas de consultoría, mas habituadas a ser contratadas por grandes multinacionales para la preparación de tenders o para proyectar monumentales almacenes super automáticos y, por lo tanto, poco habituados a bajar a la arena para ayudar a la sufriente PYME Española a profesionalizar su área Logística, que falta le hace.
En definitiva, In Side Logistics es consciente de la importancia de promover conocimiento y avance tecnológico que se amolde al tamaño y la necesidad de las empresas, y que estas no se pueden permitir equivocarse. Por eso estamos convencidos de que el análisis previo es el único camino para sacar el máximo provecho a la inversión tecnológica, todo lo demás será tirar monedas al aire.
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