Inventario cíclico: cómo ganar el pulso al control de stocks

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El control de inventarios es uno de los principales dolores de cabeza de las empresas. ¿Cómo afrontarlo?

Los recuentos de stock inexactos tienen dos traducciones inmediatas: la pérdida de ingresos y una brecha, a veces irreparable, en la relación con el cliente. Sin embargo, frente al desafío, aparecen sistemas cuya metodología es capaz de adaptarse a las nuevas exigencias del mercado.

Hablamos del inventario cíclico, un sistema que permite mantener las cuentas al día y evitar que las operativas se vean directamente afectadas ante posibles errores. A través de esta herramienta se garantiza el cumplimiento de los pedidos y un servicio al cliente óptimo. Además, evita costes de mantenimiento de un inventario que ya no se necesita y probablemente no se venderá.

Evitar el efecto dominó

Mantener un recuento preciso de las mercancías es clave para todas las empresas. Un inventario cuidado es fundamental para la previsión de ventas y, en especial, para evitar las temidas roturas de stock.

En 2021, comparados con los niveles previos a la pandemia, las roturas de stock aumentaron un 250%. Durante este periodo, las cifras han llevado a que una mala gestión del inventario sea de los principales generadores de frustración en los clientes.

Paralelamente, un mal inventariado también afecta a la gestión de almacenes, las devoluciones y la logística en general.

Afecta a casi todos los aspectos del negocio. Por ello, cualquier fallo en su gestión puede generar un efecto dominó que se alargue en el tiempo.

¿Por qué hacer inventarios cíclicos?

El también conocido como conteo cíclico es un proceso que reemplaza los inventarios anuales por otros más pequeños realizados de manera continuada a lo largo del año. Este sistema se aplica durante las operaciones comerciales estándar, por lo que alivia la necesidad de realizar un cierre anual.

Un inventario rotativo permite realizar cuentas periódicas de los bienes y productos, siendo especialmente útil para pequeñas y medianas empresas al reducir el riesgo de desabastecimientos.

Cabe recordar que, desde que comenzara la pandemia, esta es una de las principales preocupaciones de las pymes – un 40% de las pequeñas empresas han experimentado retrasos en sus cadenas de suministro -.

No obstante, a pesar de garantizar un mayor conocimiento de las referencias almacenadas, el verdadero valor de este sistema reside en facilitar la detección de errores y descuadres entre el SGA y el ERP con el almacén físico.

1 sistema, 3 aplicaciones

Al hablar de inventario rotativo hay que tener en cuenta que no existe una única manera de ejecutarlo. Su versatilidad también se ve reflejada en la metodología de aplicación, que puede clasificarse en tres grandes categorías.

Muestreo aleatorio

Si tu empresa cuenta con artículos homogéneos o similares en características, por peso, tamaño, valor o rotación, este primer método es ideal. A través de este enfoque, se selecciona una cifra aleatoria de artículos para inventariar durante cada ciclo.

El beneficio, en este caso, es que minimiza las interrupciones en el almacén. Esto quiere decir que puede realizarse incluso en horario comercial.

Grupos de control

El segundo método supone que, a partir del establecimiento de grupos de control, se extraen datos que luego pueden extrapolarse a conjuntos más grandes.

Con él, las empresas cuentan una y otra vez los mismos artículos durante un periodo corto de tiempo. Ello sirve para detectar errores en las técnicas que inventariado que, una vez son corregidos e implementados, pueden pasar a aplicarse a grupos más amplios de mercancías.

Sistema ABC

Otra forma de gestionar el inventario con la metodología cíclica es a través del sistema ABC. Este opera con la regla 80/20, habitualmente conocida como el principio de Pareto.

La creencia de este principio es que el 80% de los resultados provienen del 20% de los productos. En base a ello, se procede a la división de los productos en categorías A, B y C, para concentrar los esfuerzos en aquellas mercancías que generan la mayoría de los beneficios.

Colocar los artículos en categorías es imprescindible para que este método funcione. Para ello, la línea a seguir es la siguiente:

  • Grupo A: Artículos de alto valor (70%) aunque inferiores en número (10%)
  • Grupo B: Moderados en valor (20%) y número (20%)
  • Grupo C: Poco valor (10%) aunque superiores en número (70%)

Cuando todos los artículos están categorizados, se puede comenzar a aplicar el inventario rotativo. Con el fin de maximizar sus beneficios, los artículos del grupo A, es decir, aquellos que generan más valor, son los que deben contarse con más frecuencia.

Cuatro valores añadidos frente al inventario anual

1.  Flujo mejorado. El recuento en lotes hace que no sea necesario cerrar las operaciones para gestionar el stock. El proceso pasa a estar integrado en el flujo de trabajo regular y lo completa el personal a lo largo del año, reduciendo las interrupciones.

2. Mayor capacidad para completar pedidos. Debido a que este método permite contar lotes más pequeños varias veces al año, se reducen las variaciones de inventario en el sistema de pedidos. De esta manera, hay menos artículos en pedidos pendientes. Siguiendo esta dinámica, por ejemplo, se pueden programar cinco inventarios al año de los artículos de mayor rotación para cubrir la demanda.

3. Precisión y actualidad. Los inventarios inexactos en ocasiones se ven traducidos en un exceso de pedidos que garanticen que los productos están ahí cuando se necesiten. Los stocks de seguridad, a priori, no son un problema. Pero en exceso, estas prácticas aumentan los costes de mantenimiento y, potencialmente, la cantidad de existencias obsoletas disponibles.

4. Reducción de fallos y robos. Un recuento frecuente permite descubrir y corregir posibles discrepancias más rápidamente. Con ello se pueden detectar robos o errores y tomar medidas al respecto.

En conclusión, los beneficios de este sistema frente a otros de su naturaleza lo convierten en un candidato ideal para superar con éxito uno de los problemas recurrentes de la logística: el control de mercancías.

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